メールとのやり取りが多い
先ほど述べた通り、事務職はメールでいろいろやり取りすることが多い
ウチだけかもしれないが、みんな忙しいので、簡潔でわかりやすい文章を書くことが求められる
題名 7/6登録分の請求書類について
渋谷営業所 吉岡さん
お疲れ様です
表題の件、7/6登録分の定型コーポレーション様への請求書類について
画像添付
こちらの書類のリース金額と貸出期間が書かれておりませんので
リース金額と貸出期間を教えてください
お手数お掛けしますが、よろしくお願いします
というように、相手をリスペクトして失礼にならないように、かつ、何について聞いているのかわかりやすいように簡潔に書かないといけない
そのため、文章力も必要
発達障害の人だと、ダラダラだらだらと長々と話すだけで、要領を得ない人もいますが、こういう人は事務職にはいらない
そもそも上司へ報告・連絡・相談もわかりやすく簡潔にできないといけないので、それができないと会社では難しいかもしれない
言語化能力も大事
このようにメールでのやり取りも多い
自分「すいません、池袋営業所の渡辺さんから、こういう問い合わせが来たんですが、どうすればいいでしょうか」
上司「とりあえず池袋営業所の渡辺さんには『すいません、確認します』って言っておいて。この件のサービスセンターの担当は誰？
五十嵐さん？
じゃあ五十嵐さんにこっちとこっちで日付が違うんですけど、って問い合わせが来てるから確認してください、って感じで送っておいて」
自分「わかりました。ありがとうございました」
と指示を受けて
池袋営業所 渡辺さん
お疲れ様です
これから確認いたします
お手数お掛けして申し訳ありません
サービスセンター 五十嵐さん
お疲れ様です
7/6登録分の請求書類について、池袋営業所の渡辺さんから問い合わせが来ておりますので、確認をお願いします
ここの貸し出し日は6/28ですが、ここは6/30と記載されおり、差異がございますので日付の確認をお願いします
お手数をお掛けしますが、よろしくお願いします
自分「すいません、このようにメールを書けたので確認をお願いします」
上司「うん、これでいいよ。これで送っておいて」
自分「わかりました。送ります。ありがとうございました」
３０分後
上司「五十嵐さんから返信が来た？
ふむふむ。
まずこれをもとに請求書を作り直して、バインダーのを差し替えて登録して
『差し替えました』的なコメントを書いておいて
五十嵐さんには適当に『ありがとうございました』って言っておいて
池袋営業所の渡辺さんには、バインダーのリンクを貼って『このバインダーに訂正分のを差し替えました。確認してください』って感じで送っておいて」
自分「わかりました」
バインダー
データを差し替える
「各位
お疲れ様です
五十嵐さんからの依頼で、請求内容の変更があったため、添付データを削除したのち、訂正分のデータを添付いたしました。確認をお願いいたします
2023年7月14日 にっしー」
とコメントを残す
メール
サービスセンター 五十嵐さん
お疲れ様です
わかりました。下記内容で請求書を作成いたします
お忙しいところ、対応していただいてありがとうございました。
池袋営業所 渡辺さん
お疲れ様です
池袋営業所 請求書登録所
リンク
上記バインダーで、本件の商品の請求内容を訂正した請求書を差し替えて登録いたしましたので、確認をお願いいたします
もし何か不備等ございましたら、ご連絡をお願いいたします
というように、上司の指示をうまく言語化するスキルが要る気がする
パターン化すること
「こういう感じ、ってどういう感じで書けばいいんだよおおおおおお」
と最初はパニックを起こしかけたけど、まあ慣れる
似たような言い回しも多いし。コピペ集みたいなのを作って、パターン化して、適宜言い回しだけ変えてる
RTAでもなんでも、最短最速などを突き詰めると結局はパターン化されるよね
【想像できないレベル】RTAとして有名になりすぎたネタ「ヤバすぎるタイムアタック」6選【ゆっくり解説】 - YouTube
自分もそう言われて困ったから、後輩にはわかりやすく指示しよう
と思っていたけど
「じゃあサービスセンターの白井さんには、こういう感じでメールを送っておいて」
と同じように指示を出している自分がいる・・・
（大企業なんかだと、部長以上になった人はマネジメント講習などを受講させられるらしいが）
自分もそうだが、上司とか先輩といっても、別に教員免許を持ってる訳でもないから、教えるのが上手い人とそうでない人はいるけどね・・・
まあ、当事者会の主催者でも同じことは言えるが・・・
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